Todos a utilizar la Planilla unificada para pago de aportes a la seguridad social y parafiscales

A partir del próximo 1 de agosto de 2006 se inicia la etapa en la cual las empresas, esta vez en forma obligatoria , deben dar uso a la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes” para liquidación y pago conjunto de los aportes que deben hacer al entero sistema de seguridad social y parafiscales originados sobre los salarios de sus trabajadores. Así lo dispuso el decreto 1931 expedido el pasado 12 de junio de 2006 (publicado en el diario oficial 46.298).

Este suceso incluso lo habíamos vaticinado en un reciente editorial que publicamos en nuestro portal y en el cual explicábamos por qué razón los que principalmente se podrían alegrar de que el mecanismo de liquidación y pago de los aportes de seguridad social y parafiscales de las empresas fuera unificado y electrónico, serían los Revisores Fiscales de tales empresas.

La obligatoriedad se empezará a aplicar en forma gradual

En efecto, y luego de haber experimentado durante casi un año con la opción voluntaria de que las empresas pudieran hacer la liquidación y pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales de sus trabajadores y pensionados en forma electrónica (Internet), haciendo uso de la “Planilla integrada de liquidación de aportes” (pues el decreto 1465 de Mayo de 2005 expedido por el Ministerio de Protección dispuso que era solamente una opción más alternativa a la de usar los tradicionales formularios en papel), el Gobierno Nacional decidió que era hora de hacer que todas las empresas entraran a hacer uso de la mencionada Planilla.

La principal intención de establecer que todos los aportes a la seguridad social y parafiscales se liquiden en una única planilla es lograr que el pago respectivo se cumpla oportunamente para con todos los actores del sistema (salud, pensiones, ARP, Caja de Compensación, Sena, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación), pues hoy día existen practicas como la de efectuar la liquidación y pago de los aportes a salud únicamente, y dejar atrasados los pagos a los demás rubros.

En consecuencia, al usar la Planilla Integrada , la liquidación de los aportes se hace en un único documento y el pago se hace en forma total.

Por tal razón, el artículo 1 del decreto 1931 de junio de 2006 dispuso que según el nivel de cotizantes a la seguridad social que posea una entidad (publica o privada), la fecha en la que deberá hacer uso obligatorio de la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes” es la siguiente:

De la lectura del cuadro anterior podemos precisar algunas puntos:

• Todas las empresas que después de agosto 1 de 2006 en adelante lleguen a tener mas de 30 cotizantes, se ven obligadas a liquidar y pagar los aportes unicamente por Internet. Las fechas que se mencionaron en el cuadro anterior se hace solamente para organizar la fecha en que entran a hacerlo por primera vez , y por ello se toma como referencia su numero de cotizantes.
• Si en algún momento después de que hayan empezado a liquidar y pagar los aportes por Internet su numero de cotizantes se reduce a menos de 30, en ese caso ya no es obligtario que lo sigan haciendo por Internet sino que podrán optar por hacerlo en “forma asistida”.

Ahora bien, a esta altura surgen los preguntas : ¿Cómo es el contenido de la Planilla Integrada de liquidación de aportes?. ¿Cómo es su diligenciamiento por via interent? ¿Cómo sería el uso de tal planilla pero en “forma asistida”?. Pasemos entonces a resolver estas inquietudes

El contenido de la “Planilla Integrada de Liquidación de aportes”

A la fecha en que escribimos el presente editorial, el contenido de la “Planilla integrada para liquidación de aportes” que se debe usar para liquidar unificadamente todos los aportes a la seguridad social y parafiscales está contenida en la resolución 0634 de marzo 26 de 2006 expedida por el ministerio de protección social, resolución que luego sufrió unos pequeños ajustes con la resolución 1317 de aril.25 de 2006 .

Esa resolución 0634 reemplazó la anterior Planilla integrada que se venía usando desde mayo de 2005 cuando se había expedido la resolución 1303 de 2005 .

En consecuencia, para quienes hasta la fecha no habían venido utilizando la mencionada Planilla, es conveniente que empiecen a estudiar las 44 paginas de contenido de la resolución 0634 de marzo de 2006 pues al hacerlo se dará cuenta de que la misma fue diseñada pensando en reunir todos los “valores bases”, “novedades”, “ingresos bases de cotización”, y demás factores con los cuales se pueden liquidar la totalidad de los aportes a:

1. Salud
2. pensión,
3. ARP
4. Caja de Compensación, SENA, ICBF
5. Escuela Superior de la Administración pública-ESAP
6. Aportes al Ministerio e Educación

Cabe mencionar que al estudiar el texto de la resolución 0634 de marzo de 2006, y en especial las casillas donde se dan las explicaciones sobre si los datos son obligatorios o no según se trate del tipo de empresa que va a diligenciar la Planilla Integrada , tales explicaciones sirven incluso para solucionar vacíos de interpretación de normas laborales vigentes en Colombia razón por la cual, al estudiar dicha resolución en su totalidad, es como si se recibiera un curso completo de liquidación de aportes a la seguridad social .

¿Cómo se hace uso de la “Planilla Integrada” vía Internet?

Cuando se expidió el decreto 1465 de mayo de 2005 se mencionó que la Planilla Integrada funcionaría electrónicamente (por Internet) gracias a la intervención de los siguientes actores:

1. “Las Administradoras de la Seguridad Social y parafiscales” (EPS, Fondos de Pensiones, ISS, Administradoras de Riesgos profesionales, Cajas de Compensación, etc)
2. El “Operador de Información”
3. Las Entidades Financieras
4. Los aportantes (quienes deben cumplir con liquidar y pagar los aportes)

En consecuencia, para hacer llegar los aportes de la seguridad social y parafiscales hasta las respectivas Administradoras, tales Administradoras deben suscribir acuerdos con algún “Operador de Información” quien se encargará de recepcionar la información de parte de los aportantes quines deberán visitar el portal del respectivo “Operador de Información” y en dicho portal deben empezar por obtener una clave de seguridad, y luego, cada mes, diligenciar la planilla directamente en dicho portal , o solamente “cargarla” si ya la han elaborado previamente en un archivo plano (archivo. TXT)

En ese mismo portal del “Operador de Información”, se abrirán los respectivos links para que la empresa aportante escoja con cual “entidad financiera”(banco) quiere hacer sus pagos. Para ello, la empresa aportante debe haber obtenido previamente con dicho banco las claves para hacer pagos por Internet

Una vez se haya diligenciado la “Planilla Integrada”, y se haya hecho el pago del total de los aportes liquidados en la misma (no se aceptan pagos parciales), el “Operador de Información” le reporta al aportante que el tramite fue exitoso y le comunica su “numero de planilla”.

Tal “Operador de Información” debe encargarse luego de hacer llegar la información sobre los valores liquidados y pagados hasta cada “Administradora de la seguridad social y parafiscales”. Y tal “Administradora” debe, dentro de los dos días siguientes, emitir a la empresa aportante un “certificado de confirmación de pagos”.

Según el art.4 de la resolucion 0634 de marzo de 2006, tal “certificado” podrá descargarse desde el portal de la propia “Administradora” o desde el portal del “Operador de Información”, o recibirse en el correo electrónico de la empresa aportante, y deberá contener lo siguiente:

Artículo 4º. Confirmación. …

“(nombre de la administradora) certifica que ha recibido del (nombre del aportante) la suma de ($ valor recibido), el (fecha: año-mes-día-hora-minuto), respecto de (número de afiliados) afiliados, por el período (año-mes), correspondientes al formulario único o planilla integrada número (No. de la planilla)“

Esta Certificación deberá ser firmada digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta, debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio

Para quienes luego de presentar una liquidación inicial de aportes deban entrar a efectuar correcciones a la misma, tales correcciones también se deberán hacer por la misma vía (Internet).

Hasta la fecha, la entidad que ha venido operando desde mayo de 2005 como “Operador de Información”, recepcionando las planillas y pagos por Internet, es la entidad conocida como “S.O.I ” y las entidades bancarias la avalan como “Operador de Información” por el cual se pueden hacer validamente los pagos a los aportes sociales (véase por ejemplo la página del Banco Santander por donde se pueden hacer los pagos parafiscales pero accediendo al “Operador de Información” conocido como “S.O.I.”)

Claro está, ante el hecho de que ahora la utilización de la Planilla no es voluntaria sino obligatoria, será previsible esperar que entren a funcionar nuevos “Operadores de Información” que presten el mismo servicio. Incluso, cabe esperar también que las propias Administradoras de la Seguridad social (EPS, Fondos, ARPs, etc) empiezan a mandar comunicados a sus empresas aportantes sugiriéndoles con cual “Operador de Información” podrán hacer sus respectivas liquidaciones y pagos de los aportes.

¿Cómo se hace uso de la “Planilla Integrada” asistida?

Como lo reconoció el mismo decreto 1931 de junio de 2006 en su parte considerativa, hoy día en Colombia muchas empresas no tienen “capacidad tecnológica o capacitación para acceder a Internet”. En consecuencia, para tales empresas, y solo si tal empresa es una empresa con menos de 30 cotizantes o se trata de un “trabajador independiente”, la norma del art,3 del decreto 1465 de 2005, luego de la modificación que le hiciera el art.2 del decreto 1931 de junio de 2006, estableció lo siguiente:

Artículo 3º. Condiciones de operación . El mecanismo utilizado para la autoliquidación de los aportes al Sistema de la Protección Social será la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Los pagos asociados a la Planilla se deberán hacer de manera unificada mediante las modalidades que se describen en el presente decreto. El mecanismo de autoliquidación y pago unificado deberá reunir las siguientes condiciones:

3.1 La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes será una planilla electrónica. Los aportantes podrán ingresar y confirmar el contenido de la misma mediante los procedimientos descritos en el numeral 2.4.2. También podrán hacerlo a través de la liquidación asistida, en cuyo caso el aportante remitirá la información detallada de los cotizantes, por cualquier medio, al Operador de Información, quien procederá a digitarla o digitalizarla de manera que se transforme en planilla electrónica.

3.2 Los pagos asociados a la Planilla deberán hacerse de manera unificada a través de alguna de las siguientes modalidades:

3.2.1 Pago electrónico.

3.2.2. Pago Asistido. Si el aportante utiliza la liquidación asistida señalada en el numeral 3.1 anterior, el Operador de Información generará para el aportante un código o número de referencia que vincula el valor por pagar con la liquidación asistida. El Aportante deberá utilizar dicho código o número de referencia para realizar el pago, ya sea mediante consignación bancaria, orden telefónica, tarjeta débito o crédito, cajero electrónico o datáfono, entre otro s .

Si el aportante utiliza la liquidación asistida, el Operador de Información le advertirá sobre los intereses de mora que se generarán si no efectúa el pago en la fecha límite prevista para ello. Para asegurar el pago adecuado, liquidará el valor del pago con intereses de mora para los siguientes cinco (5) días hábiles e informará a las entidades financieras y/o sistemas de pago en los cuales se recibirán los pagos sobre el valor que se podrá recibir en cada uno de los cinco (5) días siguientes a la fecha límite. Vencido dicho plazo el código que autoriza la utilización de la Planilla Asistida caducará y, para efectua r el pago, el Aportante deberá solicitar una nueva liquidación y su respectivo código.

Para habilitar la modalidad de pago asistido, los Operadores de Información deberán hacer los acuerdos a que haya lugar y mantener la conexión con las instituciones financieras y/o sistemas de pago elegidos. Una vez se efectúe el pago, vincularán la información de la Planilla con la del pago y la enviarán a sus destinatarios de conformidad con el esquema previsto en el presente decreto.

(los subrayados son nuestros)

Con base en lo anterior, se concluye que este tipo de empresas (las de menos de 30 cotizantes y los trabajadores independientes) deberán tener diligencia la respectiva planilla integrada, en un archivo plano (extensión.txt) y hacersela llegar en forma presencial (en diskett, o CD) hasta la sede del respetivo “Operador de Información”, para que sea tal “Operador” el que la convierta en un archivo utilizable por Internet.

Ese “Operador de Información” le genera un “codigo” para que con el mismo la empresa aportante vaya hasta el banco y cancele la totalidad de sus aportes.

Los plazos para liquidar y pagar los aportes no se alteran

Cabe mencionar que los plazos en los que se vienen actualmente declarando y pagado los aportes a la seguridad social (fijados en el decreto 1406 de 1999 , y en los cuales también se deben pagar los parafiscales pues así lo dispuso el decreto 1464 de mayo de 2005 ), no se ven alterados . Lo único que entrará a operar es la utilización de la “Planilla Integrada” con lo cual quedan por fuera de uso, a partir de abril de 2007, los tradicionales formularios en papel que hasta ahora se vienen utilizando.

En consecuencia, los plazos van a seguir dependiendo de si la empresa es “Grande Aporatante”, “Pequeño aportante”, o “Trabajador Independiente” , y adicionalmente de su respectivo ultimo digito del Nit (ver art.16,20 y 24 del dcreto 1406 de 1999; si quieres programar tales calendarios, utiliza nuestro “ Calendario Tributario Personalizado”)

Lo que sí se debe entender como eliminado son los reportes en medio magnético (diskett) con la liquidación de los aportes que corría por cuenta de los “Grandes Adorantes”, y que hacía alusión del art.19 del decreto 1406 de 1999, pues ahora la información la deben presentar únicamente por Internet usando la “Planilla integrada”

Las grandes cambios que se desprenden con este nuevo esquema

En definitiva, la utilización de la “Planilla Integrada” traerá grandes beneficios en especial a las empresas aportantes, pues ya no tendrán que diligenciar, cada mes, múltiples formularios repetitivos, pues con solo diligenciar una única “Planilla integrada” por una sola vez, y sin que se produzcan novedades entre los cotizantes, el mismo archivo plano que se usó en el periodo anterior se utilizaría para el subsiguiente (cambiando solo el dato de los “periodos a cotizar”) y con ello habría un gran ahorro del tiempo destinado a este proceso.

Así mismo, los mensajeros ya tendrán menos “vueltas bancarias” a realizar para entidades oficiales, pues el pago se podrá hacer por Internet.

Los que sí van a tener que hacer un gran ajuste de cultura económica serán los empresarios que a veces decidían hacer solamente pagos parciales a estos rubros de sus empresas, pues desde agosto de 2006 en adelante o pagan todo o no pueden tener cobijados con seguridad social a sus empleados.