Elabora o actualiza tus políticas contables con Actualícese

Los negocios son dinámicos y, por tanto, sus políticas contables  deben ser revisadas periódicamente, y actualizadas de ser necesario.

Aquí te explicamos qué son las políticas contables, cómo formularlas, quiénes son los responsables de su elaboración y muchos otros temas relacionados.

Cuando inició el proceso de convergencia a Estándares Internacionales de Información Financiera, las compañías desarrollaron sus manuales de políticas contables acudiendo a múltiples opciones; algunas tomaron como referencia modelos muy bien vendidos por la época, otras adaptaron las políticas de empresas del mismo sector y, finalmente, otras desarrollaron sus propias políticas.

Sin embargo, ha transcurrido un buen tiempo desde aquel inicio, y es oportuno no perder de vista que, así como los negocios son dinámicos, las políticas contables de la compañía también deben adaptarse a situaciones particulares.

En el siguiente video el Dr. Juan David Maya, consultor de Estándares Internacionales,  explica si una vez formalizadas, las políticas contables deben o no ser ajustadas, y en tal caso, cada cuánto deben revisarse:

En las siguientes líneas abordamos los aspectos más importantes en relación con el proceso de elaboración y/o actualización de políticas contables, con el ánimo de que sea mucho más fácil llevar a cabo esta labor satisfactoriamente.

¿Qué son las políticas contables bajo NIIF?

Es decir, son los parámetros bajo los cuales una entidad reconoce, mide y revela todas sus transacciones económicas, o dicho de otro modo, los lineamientos para preparar sus estados financieros.

Su importancia radica en los siguientes aspectos:

A continuación, el Dr. Juan Fernando Mejía, experto consultor de Actualícese, explica cuál es la incidencia de las políticas contables en la elaboración de los estados financieros:

Importancia de las políticas contables en una entidad

Como se mencionó anteriormente, las políticas funcionan como los parámetros que debe seguir la entidad para preparar sus estados financieros, los cuales son útiles para la toma de decisiones, además:

• Permiten que los usuarios de la información conozcan las bases sobre las cuales la entidad elabora sus estados financieros.
• Orientan el trabajo del contador público y del departamento contable.
• Garantizan que las transacciones económicas se contabilicen de acuerdo con los lineamientos normativos.
• Ayudan a que las transacciones similares se reconozcan de forma homogénea.

Las entidades que lleven contabilidad en Colombia, ya sea de forma obligatoria o voluntaria, deben observar los lineamientos de los nuevos marcos técnico-normativos dispuestos en el DUR 2420 de 2015 para los tres grupos de convergencia en que se dividieron las entidades del país, observando las siguientes normas:

Las políticas contables son “los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de sus estados financieros” (ver párrafos 5 de la NIC 8 y 10.2 del Estándar para Pymes).

En el siguiente video, Juan Fernando Mejía, consultor de Estándares Internacionales, explica en detalle las diferencias entre las políticas contables de cada grupo de aplicación:

¿Quiénes son los responsables de elaborar las políticas contables en una entidad?

Aunque ni la ley ni los decretos expedidos en materia contable establecen expresamente quiénes deben diseñar y aprobar las políticas contables de una entidad, se considera que son responsabilidad de la gerencia de la empresa y que deben contar con el visto bueno de la junta directiva; este es uno de los aspectos que explica el Dr. Juan Fernando Mejía en el siguiente video:

No obstante, la gerencia tiene la facultad de delegar la función de su elaboración al contador público de la entidad, de manera que dichas políticas se diseñen de forma conjunta con su asesoría, debido a que, por su conocimiento y experiencia, es el profesional idóneo para desarrollar esa labor.

El revisor fiscal, por su parte, no puede participar en la elaboración de las políticas contables de la entidad, toda vez que el hecho podría configurarse como una amenaza de autorrevisión, de acuerdo con el Código de Ética del IESBA.

Escuche a continuación al Dr. Juan Fernando Mejía, quien explica cuál es la responsabilidad del revisor fiscal frente a la elaboración de las políticas contables:

¿Las políticas contables deben elaborarse conforme a los nuevos marcos normativos?

Según el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, todas las entidades que lleven contabilidad de forma obligatoria o voluntaria en Colombia deben observar los lineamientos de los nuevos marcos técnico-normativos dispuestos en el DUR 2420 de 2015 para los tres grupos de convergencia en que se dividieron las entidades del país, a saber:

En ese sentido, se entiende que cada entidad debe elaborar sus políticas contables en función de los requerimientos del marco técnico-normativo que le corresponda.

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 Plantilla para clasificar una entidad en un grupo de aplicación de las NIIF en Colombia

Normas relacionadas con el diseño de políticas contables

Los lineamientos para el diseño de las políticas contables de las entidades de los grupos 1, 2 y 3 de convergencia están contenidos en las siguientes normas:

Para saber cuáles son las diferencias entre las políticas contables de los grupos 1, 2 y 3 y, cómo cambian las políticas si se cambia de grupo, no dejes de escuchar el siguiente video del Dr. Juan Fernando Mejía:

¿Cómo se diseñan las políticas contables de una pyme?

Los criterios para una adecuada elaboración de las políticas contables de las entidades del grupo 2 de convergencia se encuentran entre los párrafos 10.3 y 10.8 del Estándar para Pymes, de los cuales se pueden inferir los siguientes requerimientos:

1.  Elaborar una lista con todas las clases de transacciones que realiza la entidad en el desarrollo de sus operaciones.
2.  Identificar cuáles de esas transacciones son materiales para la entidad. La política contable de esta clase de transacciones debe contener el tratamiento específico del Estándar para Pymes.
3.  La política contable de las transacciones que no sean materiales para la entidad puede apartarse del tratamiento requerido por el Estándar para Pymes.
4.  La política contable de las transacciones que no tengan un requerimiento específico en el Estándar para Pymes puede definirse con base en estas alternativas:

¿Cómo se diseñan las políticas contables de una microempresa?

La norma de contabilidad para microempresas no contiene una definición explícita de políticas contables. No obstante, esto no quiere decir que la microempresa no pueda elaborar su propio documento de políticas contables que le sirva de guía para contabilizar sus transacciones.

Una microempresa podría seguir los siguientes pasos para elaborar su manual de políticas contables:

1. Enlistar todas las clases de transacciones que realiza en el desarrollo de sus operaciones.

2. Identificar, en el marco de las microempresas, el tratamiento de cada transacción y redactar la política contable con base en dicho tratamiento.

3. Establecer si existen transacciones que se reconocerán conforme al marco de las pymes o de las entidades del grupo 1. El párrafo 2.2 del anexo 3 del DUR 2420 de 2015 permite que las microempresas utilicen las bases de medición del Estándar para Pymes o el Estándar Pleno.

Ten en cuenta que…

No existe un modelo estándar de políticas contables que pueda ser aplicado a todas las empresas; cada entidad tiene una operación distinta y por eso las políticas deben contener los lineamientos que atiendan cada transacción en particular.

Recomendaciones para elaborar las políticas contables

• No copiar modelos de políticas contables de otras entidades.
• Antes de iniciar la redacción de las políticas contables se debe entender cómo opera el negocio.
• Dominar los Estándares Internacionales que sean aplicables a la entidad.
• Escribir las políticas adoptadas en un lenguaje sencillo y propio del negocio.
• Evaluar las políticas contables, como mínimo al cierre de cada ejercicio.

Manual de políticas contables

Es el documento que contiene las políticas contables de una entidad. A continuación, se enuncian los principales aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de su elaboración:

Contenido de cada política contable

Una política contable debe incluir una explicación clara y concisa del hecho económico sobre el cual versa, y el detalle sobre a qué clase de transacciones aplica la política en particular.

Acto seguido, se deben establecer los criterios de reconocimiento, medición y revelación aplicables según el tipo de transacción. En este sentido, el orden de los asuntos a tratar en una política contable es el siguiente:

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 Políticas contables más significativas en pymes

Tips para la redacción de políticas contables

A continuación, destacamos algunos tips para tener en cuenta al redactar políticas contables:

• Reemplazar “una entidad” por “la entidad”, o usar directamente la razón social de la organización.

• Cuando la norma mencione términos como “una u otra de las siguientes informaciones”, la entidad debe establecer en sus políticas contables cuál de las opciones utilizará, y explicar el porqué.

• Cuando la norma establezca un tratamiento sometido a una condición, la entidad debe definir claramente si los usará. Por ejemplo: “Si los únicos cambios (…), la entidad puede (…)”. En este caso, la norma permite usar una alternativa cuando se cumpla una condición.

Políticas contables y normas fiscales

El artículo 4 de la Ley 1314 de 2009 establece que en Colombia existe plena independencia y autonomía de las normas fiscales frente a las normas de contabilidad, al señalar que “las disposiciones tributarias únicamente producen efectos fiscales”.

En ese sentido, se entiende que las políticas contables de una entidad no deberían estar supeditadas a los requerimientos de las normas fiscales.

No obstante, esto no quiere decir que una entidad no pueda tener en cuenta los efectos tributarios de la aplicación de los Estándares Internacionales para realizar una adecuada planeación fiscal.

A continuación, te contamos cómo cambian las políticas contables de una empresa ante las novedades en el entorno fiscal:

De acuerdo con lo anterior, al momento de diseñar las políticas contables, un buen contador y un buen gerente deberían considerar cuáles son los impactos de los Estándares Internacionales en la tributación de la entidad, con el objetivo de seleccionar las opciones que fiscalmente sean más convenientes, únicamente en los casos en los que los Estándares Internacionales permitan elegir entre dos o más alternativas.

Actualización de las políticas contables

Ahora bien, es importante comprender que los negocios son de naturaleza dinámica, por tanto, las políticas contables de la compañía deberán adaptarse a dichas circunstancias. La siguiente infografía muestra situaciones que pueden dar lugar a una actualización a las políticas establecidas:

1.  Actualización por cambio en  las operaciones de la entidad

Una entidad puede cambiar sus operaciones de modo sustancial, por ejemplo para el caso de una fusión o escisión, las cuales implican modificaciones al patrimonio. El proceso de combinación de negocios es una situación oportuna para revisar las políticas contables y realizar las actualizaciones a las que haya lugar a efectos del cambio de operaciones.

2. Actualización por cambio en criterios internacionales

También puede suceder que existan revisiones a los Estándares Internacionales que modifiquen el registro de las transacciones y, por tanto, las políticas contables. Tal es el caso, por ejemplo, del momento en que se deben reconocer los ingresos facturados en relación con la entrega de la mercancía al cliente, en el cual debe tenerse en cuenta que los ingresos no solo serán reconocidos en el momento cuando la mercancía es entregada al cliente pues, según el párrafo 23A.3 del Estándar para Pymes, los ingresos ordinarios serán reconocidos cuando:

• Sea probable que se efectuará la entrega.
• La partida esté disponible, identificada y dispuesta para la entrega al comprador.
• El comprador reconozca las condiciones de la entrega diferida y se apliquen las condiciones usuales de pago.

3. Actualización por no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha

Para este caso debe tenerse en cuenta que los marcos normativos de los preparadores del grupo 1, 2 y 3 pueden ser utilizados únicamente por entidades que cumplan con la hipótesis de negocio en marcha. De esta manera, si una entidad deja de cumplir con dicha hipótesis o ha decidido liquidarse, deberá abandonar su marco normativo y elaborar sus estados financieros aplicando el marco del anexo 5 del DUR 2420 de 2015.

De acuerdo con la disposición del anexo mencionado, estas entidades deberán reconocer y medir sus activos y pasivos sobre bases distintas (valor de liquidación), lo que indica una necesidad de revisar y actualizar las políticas contables de la entidad.

4. Cuando existan novedades en la planeación tributaria

Algunas entidades optan por realizar el cálculo de la vida útil de los activos por un tiempo inferior al que se venía realizando o por sustraer el valor residual establecido para el cálculo de la depreciación en las políticas contables como estrategia de planeación tributaria.

El anterior es un ejemplo del resultado de la planeación efectuada por la empresa que incide en las políticas contables, por lo que hace necesario ejecutar una actualización sobre las mismas.

Ten en cuenta que…

También las políticas contables deben ser comprobadas y actualizadas cuando son solo una copia del texto contenido en la norma o de un modelo de otra entidad que no define con claridad la política establecida por la empresa. De igual manera, cuando existe una mala redacción de la política que dificulta su comprensión.

Contabilización de los cambios de políticas contables

Se debe realizar de forma retroactiva o prospectiva, dependiendo de si corresponde a un cambio voluntario o al requerimiento de una enmienda al marco normativo que aplica la entidad, tal como se explica en este gráfico:

Ten en cuenta que…

Los cambios de las políticas contables no pueden hacerse en cualquier momento o simplemente porque la entidad decida que “quiere probar una nueva política contable”.

Estos cambios siempre deben realizarse una vez la entidad constante que permitirán generar información más relevante, o porque así lo solicita una modificación en el marco técnico-normativo aplicable.

¿Qué es “aplicación retroactiva”?

El término “aplicación retroactiva” hace referencia al deber de reexpresar la información comparativa de los períodos anteriores ajustando las cuentas correspondientes, con el objetivo de que reflejen los saldos que tendrían, como si la política contable se hubiese aplicado desde siempre.

Escucha de primera mano la respuesta del Dr. Juan Fernando Mejía a la pregunta sobre si deben reexpresarse los estados financieros al corregir una política contable:

Plazo para la actualización de las políticas contables

La norma no exige expresamente un plazo para que las entidades actualicen sus políticas contables, pues esta actualización debe obedecer a la dinámica en que se maneje el negocio.

No obstante, los Estándares Internacionales contienen los lineamientos que deben seguir las entidades; por tanto, según el tipo de entidad, se deberá observar la norma pertinente y los posibles cambios a los que haya lugar. Así las cosas, una pyme, por ejemplo, dedicada a la fabricación o comercialización de un bien o servicio, no únicamente deberá observar las disposiciones de la sección 10 del Estándar para Pymes para la actualización de sus políticas contables, también deberá fijarse en la sección 13 – Inventarios, en la 17 – Propiedades, planta y equipo, en la 28 – Beneficios a empleados, y así sucesivamente en cada una de las normas que le sea aplicable.

Responsable de la actualización de las políticas contables

Es importante aclarar que el responsable, el contenido, la estructura y la revisión de las políticas contables obedecen a los lineamientos establecidos en el control interno de la entidad, así lo aclara el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en el Concepto 0041 del 2 de marzo de 2022.

Por consiguiente, el CTCP recomienda que:

Deberá usarse el juicio profesional de personas idóneas en el desarrollo y revisión de las políticas contables con base en el marco técnico normativo correspondiente, con el fin de garantizar que los estados financieros contengan información coherente y consistente, y su grado de detalle dependerá de las circunstancias de la entidad.

Actualización de las políticas contables por el COVID-19

Existen empresas que se vieron obligadas a modificar sus políticas contables debido a la crisis económica originada por el COVID-19. Una vez superada esta crisis surge la pregunta: ¿se deben actualizar nuevamente estas políticas o será necesario mantenerlas por prevención?

Debe tenerse en cuenta que la pandemia obliga a cambiar las políticas contables hacia situaciones de prudencia;  al respecto, el Dr. Juan Fernando Mejía, conferencista de Actualícese, resuelve esta inquietud en el siguiente video:

Situaciones que no constituyen cambios en las políticas contables

De conformidad con los Estándares Internacionales, las siguientes situaciones no constituyen cambios en las políticas contables de una entidad:

Diferencia entre estimaciones y políticas contables

Las estimaciones contables son los valores, porcentajes y cifras que se utilizan para realizar la medición de aquellas partidas de los estados financieros que no pueden calcularse con exactitud, por lo cual se fundamentan en el uso de juicios o supuestos.

Las políticas contables, por su parte, son las reglas bajo las cuales una entidad reconoce, mide y presenta sus transacciones. En ese sentido, las estimaciones consisten en el desarrollo de las políticas contables, puesto que se encuentran inmersas en la aplicación de las mismas.

A continuación, puede apreciarse la diferencia entre las políticas contables y las estimaciones:

Es importante comprender cuándo se trata de una política contable o de una estimación contable, porque su tratamiento es diferente en los estados financieros; los cambios en las políticas contables se tratan de forma retroactiva (en la mayoría de los casos), entre tanto que los cambios en las estimaciones contables se tratan de forma prospectiva.

Lo anterior es así porque los cambios en las estimaciones contables se deben al surgimiento de nueva información o nuevos acontecimientos.

Corrección de errores de períodos anteriores

Los errores contables ocurren cuando los estados financieros de uno o varios períodos anteriores contienen transacciones mal contabilizadas debido a errores aritméticos o de digitación, al desconocimiento de hechos, a políticas contables aplicadas de forma errónea o a fraudes.

De acuerdo con el párrafo 10.21 del Estándar para Pymes, la entidad debe corregir “de forma retroactiva los errores significativos de períodos anteriores”, en los primeros estados financieros formulados después del descubrimiento del error.

Corrección de errores por políticas aplicadas de forma errónea

Los errores en los estados financieros de períodos anteriores también pueden surgir por políticas contables diseñadas o aplicadas de forma errónea, bien sea porque van en contra de una disposición de los Estándares Internacionales o porque al momento de preparar los estados financieros no se observó dicha política. En estos casos el error deberá corregirse de forma retroactiva.

Políticas contables y Decreto 1311 de 2021

El Decreto 1311 de 2021 del Ministerio de Comercio establece una alternativa de contabilización del impuesto diferido para mitigar los efectos del cambio de tarifa del impuesto de renta en el período gravable 2021.

Esta alternativa consiste en que el valor del impuesto diferido derivado del cambio de la tarifa del impuesto de renta, generado por la entrada en vigor de la Ley de Inversión Social 2155 de 2021, pueda reconocerse dentro del patrimonio de la entidad en los resultados acumulados de ejercicios anteriores.

Ahora bien, debe tenerse en cuenta que este tratamiento especial para el reconocimiento del impuesto diferido no implica un cambio en las políticas contables, pues obedece a novedades en las disposiciones normativas.

Amplía tu conocimiento sobre este tema en nuestro editorial Contabilización del impuesto diferido: efectos del Decreto 1311 de 2021.

Toda esta información, ampliada y detallada, se encuentra disponible en nuestro Especial Actualícese Políticas contables: elemento dinámico en la preparación de estados financieros.

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