Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las asambleas y juntas de máximos órganos sociales de personas jurídicas debe celebrarse en el primer trimestre del año según indica la ley.
A continuación, realizamos un estudio de los principales aspectos para tener en cuenta en la celebración de esta asamblea para copropiedades y sociedades comerciales.
En Colombia, la ley establece que los máximos órganos de personas jurídicas, entre las que se encuentran las propiedades horizontales y las sociedades comerciales, deben reunirse en asamblea general al menos una (1) vez al año, para efectos de tratar, entre otras cuestiones, asuntos generales de la persona jurídica, aprobar presupuestos y realizar nombramientos para el próximo período.
A continuación, realizaremos el estudio de los principales aspectos para tener en cuenta respecto a la realización de estas asambleas.
El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 establece que en las copropiedades debe constituirse la asamblea general de copropietarios, la cual debe integrarse por los propietarios de los bienes privados, sus representantes o delegados, quienes tendrán derecho a participar en las deliberaciones y votar. El voto de cada propietario equivale al porcentaje de coeficiente del respectivo bien privado.
En la siguiente infografía realizamos un recuento de los principales aspectos para tener en cuenta respecto a las reuniones de asamblea general de copropietarios:
La asamblea general debe reunirse con el fin de dar cumplimiento a algunas de las disposiciones previstas en el artículo 38 de la Ley 675 de 2001 (por medio del cual se establecen las funciones de la asamblea), a saber:
A continuación, Nelson Humberto Ruiz Pomar, contador público, explica las funciones de la asamblea general de copropietarios:
El artículo 39 de la ley en mención indica que a la asamblea de copropietarios le asiste la obligación de reunirse al menos una (1) vez al año, en la fecha indicada en el reglamento interno de la propiedad horizontal o, en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
Nota: en términos generales, se entiende que el cierre presupuestal del ejercicio de personas jurídicas debe realizarse al 31 de diciembre de cada año; por lo tanto, la reunión de asamblea para copropiedades y para sociedades comerciales debe realizarse a más tardar el 31 de marzo de este año.
El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 establece que en una copropiedad el administrador tiene la obligación de convocar a los copropietarios para celebrar la reunión ordinaria de la asamblea general con al menos quince (15) días de anticipación.
Consulta nuestro Modelo de convocatoria de asamblea de copropietarios.
El artículo 45 de la Ley 675 de 2001 establece que, para celebrar la asamblea (siempre que el reglamento de propiedad horizontal no exija un quorum mayor), deberá asistir más de la mitad de los coeficientes de la copropiedad, y para tomar decisiones, se necesitará el voto favorable de la mitad más uno de los que asistieron a dicha reunión.
Nota: un coeficiente se determina con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular con respecto al área total privada de la propiedad horizontal (artículo 26 de la Ley 675 de 2001).
Por lo general, en una propiedad horizontal de uso residencial los bienes privados tienen el mismo coeficiente, así que el voto de cada propietario vale lo mismo. La diferencia de coeficientes podría verse, por ejemplo, en una copropiedad de uso comercial, en donde hay locales con mayor extensión que otros.
Por otra parte, en lo que respecta a las mayorías con las cuales debe tomarse una decisión en la asamblea general de copropietarios, existen las excepciones previstas en el artículo 46 de la ley en mención. En estos eventos la mayoría requerida es del 70 % del coeficiente de la copropiedad.
En el siguiente video, Martha Elena Ramírez, abogada consultora en derecho comercial, explica cómo debe determinarse el quorum en la asamblea general de copropietarios:
Como fue mencionado, para que la reunión de esta asamblea se lleve a cabo es necesario que se encuentre presente un número mínimo de propietarios que representen más de la mitad del coeficiente de la copropiedad. Si esto no ocurre, la asamblea no se puede realizar y será necesario citar a una segunda.
Dado lo anterior, es fundamental la presencia de los copropietarios, dado que sin estos la toma de decisiones para el año siguiente se retardaría.
Sin embargo, en ocasiones esta asistencia resulta difícil para algunos. Es por esto por lo que es importante recordar la posibilidad de delegar un poder a un tercero para que acuda en representación del propietario. Este poder de representación puede delegarse a un tercero que sea o no copropietario.
En otras palabras, puede delegarse a quien el propietario desee, siempre que no exista una prohibición expresa, a excepción del administrador o revisor fiscal.
Sobre este punto podrás consultar y descargar nuestro formato Modelo de poder para nombrar delegado o apoderado en asamblea de copropietarios
El artículo 40 de la Ley 675 de 2001 determina que, en el evento en que el administrador no convoque a los copropietarios a la celebración de la asamblea general ordinaria, estos podrán reunirse por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, a las 8:00 p. m., en las instalaciones de la copropiedad o en el lugar que indique el reglamento interno.
Para llevar control de este encuentro, descarga nuestra Acta de reunión de junta de socios o asamblea por derecho propio
Una vez finalizada la reunión y tomadas las decisiones, debe dejarse constancia de estas en un acta. En esta acta se debe indicar:
Consulta nuestro Modelo de acta de decisiones de asamblea de copropietarios.
La asistencia a la reunión de la asamblea general de copropietarios es importante, debido a que, si no se cumple con el número mínimo de asistentes que determina la ley para efectos de tomar una decisión, esta no podría llevarse a cabo por falta de quorum.
Lo anterior, toda vez que, como fue mencionado, la asamblea debe realizarse con un número mínimo de copropietarios que represente más de la mitad de los coeficientes de la propiedad; a su vez, las decisiones serán tomadas con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes presentes.
En lo que respecta a las sanciones por inasistencia a la reunión de la asamblea, el artículo 59 de la Ley 675 de 2001 indica que podrán imponerse sanciones no pecuniarias a los copropietarios por el incumplimiento de las obligaciones previstas en la ley o en el reglamento interno.
Estas sanciones, en este caso en concreto, al no encontrarse previstas en la ley, deben establecerse en el reglamento interno, so pena de no poder ser impuestas de conformidad con lo determinado en el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia.
En el siguiente video, Miguel Santiago Pantoja, abogado consultor en derecho comercial, explica cómo deben aplicarse las multas en una propiedad horizontal:
La asamblea general de socios o accionistas es la reunión del máximo órgano social. Esta tiene como objetivo:
En la siguiente infografía sintetizamos los principales aspectos que se deben tener en cuenta respecto a la celebración de asambleas en las sociedades comerciales:
Atendiendo a lo dicho, el artículo 419 del Código de Comercio –CCo– indica que las sociedades comerciales deben constituir una asamblea general de socios o accionistas, la cual deberá sesionar con el quorum y las condiciones previstas en los estatutos.
A continuación, David Cardoso Canizales, contador público, explica los aspectos clave para realizar la asamblea de accionistas:
Los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios los siguientes documentos a fin de solicitar su aprobación, como lo ordena el artículo 46 de la Ley 222 de 1995:
A su vez, cuando se pretenda fusionar, escindir o transformar una sociedad, deberá elaborarse un documento que suministre toda la información relevante para tomar una decisión.
En el siguiente video, Roberto Andrés Valencia, contador público, explica los documentos que deben presentarse en las juntas de socios o accionistas:
Consulta nuestro Modelo de proyecto de distribución de utilidades en una sociedad comercial.
El artículo 422 del CCo dispone que las reuniones ordinarias de asamblea se efectuarán por lo menos una (1) vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos o dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.
El artículo 424 del CCo señala que en las sociedades comerciales la convocatoria a la asamblea general debe realizarse mediante la forma establecida en los estatutos o mediante aviso que deberá publicarse en un diario de alta circulación en el domicilio principal de la sociedad.
Consulta nuestro Modelo de convocatoria a asamblea general ordinaria de socios o accionistas.
El inciso segundo del artículo 422 del CCo estipula que, cuando no sea convocada esta reunión en las sociedades comerciales, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil de abril, a las 10:00 a. m., en las oficinas del domicilio principal de la sociedad.
Consulta nuestra Acta de reunión de junta de socios o asamblea por derecho propio.
El artículo 427 del CCo dispone que la asamblea podrá deliberar con un número plural de personas que representen, al menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija la conformación de un quorum diferente. Este artículo dispone, a su vez, que las decisiones se tomarán por la mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran una mayoría especial.
Debe tenerse en cuenta que el inciso segundo del artículo 68 de la Ley 222 de 1995 señala que las decisiones se tomarán por mayoría absoluta, es decir, la mitad más uno de los votos presentes, a excepción de las mayorías decisorias.
Descarga ahora nuestra Planilla de asistencia y toma de decisiones en asamblea de accionistas o junta de socios
De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del CCo, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, todo socio puede hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante un poder.
Es importante que los administradores verifiquen que los poderes cumplan los requisitos legales, así como los previstos en el contrato social. No pueden admitirse como válidos los poderes conferidos por los accionistas sin el lleno de los requisitos previstos en el referido artículo.
Consulta nuestro formato Modelo de poder de representación en asamblea de accionistas o junta de socios.
El acta es el documento en el cual se consignan los puntos y acuerdos adoptados en la asamblea con la finalidad de darles validez.
En lo que refiere a la elaboración de estas actas, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del CCo, esto es, que las decisiones de la asamblea general de accionistas se plasmen en actas aprobadas por ella o por las personas designadas para tal efecto. Estas actas deberán identificarse con un número en orden cronológico.
Los siguientes modelos de actas se diseñaron para apoyar estas labores:
Por último, te invitamos a consultar nuestra Capacitación Asambleas de accionistas: todo lo que se debe tener en cuenta para su realización, en la que podrás encontrar toda la información respecto a cómo realizar con éxito una asamblea de accionistas.
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