Libro de Actas NO lleva anexos

Los órganos colectivos de una sociedad como la Asamblea o Junta General, la de Dirección, Administración o Control deben llevar un Libro de Actas, pero no es obligatorio que lleve anexos.

Lo primero: Aspectos mínimos que debe contener las Actas

El artículo 431 del Código de Comercio, establece unos contenidos mínimos que debe tener las Actas de las reuniones de las Asambleas de Accionistas o Juntas de Socios, veamos:

1. Cada Acta se debe encabezar con su número consecutivo.
2. El lugar, fecha y hora en que se celebra la reunión.
3. El número de acciones suscritas o capital social.
4. La forma en que se realizó la convocatoria (Carta, fax, correo electrónico, etc.) y la antelación con que se hizo.
5. El listado de asistentes indicando el número de acciones o cuotas sociales que posee o el nombre de los representantes en caso de asistir en representación de un accionista o socio.
6. Los asuntos que se trataron, tanto por la convocatoria y nuevos temas para discusión aprobados por accionistas o socios asistentes.
7. Las decisiones puestas en consideración y el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco.
8. Las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
9. Las designaciones que se hayan efectuado a algún accionista o socio o en un tercero.
10. La fecha y hora de su terminación o clausura.
11. Por último, la firma de las personas designadas como presidente y secretario para la Asamblea o Reunión, en su defecto, por el Revisor Fiscal.

El Libro de Actas NO es obligatorio que lleve anexos

Como se observa, entre los requisitos descritos en el punto anterior y extraídos del artículo 431 del Código de Comercio, esos son requisitos mínimos, de tal manera que en las Actas no es necesario que lleve anexos, como por ejemplo los Estados Financieros aprobados, documentos como facturas o cotizaciones, propuestas comerciales, etc. pues basta con que en el texto del Acta esté asentado dicha información, o sea, transcrito, además de la decisión que se tomo sobre el particular.

Obviamente que al ser aspectos mínimos los que trata el artículo 431, si la sociedad quiere tener en el mismo Libro de Actas documentos anexos, lo podría hacer, por supuesto que se volvería en un Libro muy grueso e inmanejable, lo más recomendable sería en caso de querer guardar dichos anexos, es que se tenga exclusivamente un libro aparte para tales documentos.

Material relacionado:

• Libro de Actas: si se pierden o destruyen, ¿qué se debe hacer?
• Actas de asambleas o juntas sólo tienen efectos ante terceros si son inscritas en Cámara de Comercio
• Los libros de accionistas en medios electrónicos deben plasmarse también en el físico
• Cesión de Acciones: ¿en qué momento cambian de propiedad?
• ¿A qué nivel de detalle se debe elaborar el libro de Inventarios y Balances?
• Comerciantes: Así usen medios electrónicos, deben llevar contabilidad en libros físicos
• ¿Quiénes deben registrar sus libros de Contabilidad ante la DIAN?