Los presupuestos esenciales son aquellas características fundamentales que deben cumplir los costos y las deducciones para ser aceptados como deducibles. Dichas características deben responder a:
Relación de causalidad: Esta relación hace referencia al principio de causa – efecto. Para realizar una actividad que genera renta, la empresa debe realizar costos y gastos para poder desarrollarla. Cuando existe esta relación, la empresa puede solicitar que estos costos y gastos sean deducibles en la declaración de renta. Sin embargo, la ley permite la deducción de un costo o un gasto cuando el mismo se encuentra efectivamente pagado. En este orden, se pueden presentar dos situaciones:
Relación de necesidad: Son los costos o gastos en los que incurre la organización con el fin de poner en condiciones de utilización y venta un producto elaborado. Un ejemplo de esto es la publicidad requerida para promocionar un producto o el alquiler de un local para colocar un punto de venta.
Relación de proporcionalidad: Los costos y gastos que se busca sean aceptados como deducibles deben ser proporcionales con el ingreso percibido. Es decir, en principio los costos no deben ser superiores a los ingresos, ya que la idea de incurrir en gastos y costos en la realización de una actividad, es que la misma genere una renta. Con base en lo anterior, si en un periodo se desembolsaron costos y gastos para la fabricación de 1000 pares de zapatos, pero en el periodo gravable se vendieron 500 pares, los costos y gastos deducibles deben ser proporcionales al ingreso que se percibió por la ventas, es decir a los 500 pares de zapatos; no se deben cargar los costos de la elaboración de 1000 pares de zapatos a la venta de 500 pares, porque se estaría faltando al principio de asociación (art. 13, DR 2649 de 1993).