Guía para comerciantes: ¿se pueden tomar como costos los gastos personales en la renta no laboral?
Aquí hablaremos sobre...
- ¿Se pueden imputar los gastos personales en la renta no laboral?
- ¿Qué excepción aplica si se mezclaron gastos personales y del negocio?
- Caso práctico: ¿qué ocurre cuando un comerciante mezcla gastos personales y del negocio y no puede incluir esos gastos personales en la renta no laboral?
- ¿Qué debe hacer para que los costos y gastos sean deducibles en renta?
Si usted es comerciante tener claras las reglas de juego con la Dian resulta de gran importancia. ¿Sabía que no se pueden tomar como costos los gastos personales en la renta no laboral? Pero actualmente existe otro mecanismo que podría beneficiarle.
Tener las cuentas claras y el chocolate espeso le ayudará a evitar problemas con la Dian
(Le sugerimos leer el siguiente post).
¿Se pueden imputar los gastos personales en la renta no laboral?
Actualmente, la declaración de renta de personas naturales residentes clasifica los ingresos de los contribuyentes —según la denominación de la Dian— en tres cédulas (y no, no es la cédula de identidad), siendo la principal y la que vamos a tratar por acá la “cédula general”.
Esta clasificación agrupa los ingresos en cuatro columnas diferentes (llamadas subcédulas), que al final se encuentran interconectadas entre sí para limitar todos los beneficios fiscales disponibles.
Imagine un embudo que filtra los beneficios tributarios: al final no queda todo disponible, porque el formulario limita su aplicación.
La respuesta al interrogante «¿se pueden tomar como costos lo gastos personales en la renta no laboral?» se resume en la siguiente orientación profesional:
No, señor comerciante: los gastos personales no se pueden tomar en su declaración de renta como costo o “deducción procedente”, como indica el formulario 210.
¿Qué excepción aplica si se mezclaron gastos personales y del negocio?
Hay una excepción positiva: si mezcló las cuentas de su negocio con las personales, aunque no se tomen como costo los gastos personales en la renta no laboral, si esas compras tienen factura electrónica, podrá tomar el 1 % como beneficio tributario, siempre que cumpla las condiciones aplicables.
El siguiente caso práctico ilustra la situación. Se trata de un caso real, con el nombre del comerciante omitido por políticas de habeas data. Además, conviene recordar que:
Todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad, excepto quiénes no sean responsables del impuesto a las ventas (esto para fines netamente fiscales). Esto es importante resaltarlo pues esta obligación impacta el reconocimiento de las cifras en la declaración.
Si desea profundizar en la normativa, al final de esta publicación encontrará material relacionado con lecturas recomendadas y más información técnica.
Caso práctico: ¿qué ocurre cuando un comerciante mezcla gastos personales y del negocio y no puede incluir esos gastos personales en la renta no laboral?
Un comerciante de calzado (un poco desordenado con sus documentos, mas no con sus cuentas pues siempre sabe qué “entra” y qué “sale”) busca la orientación profesional de una contadora especialista en Impuestos para que le ayude con la presentación de la declaración de renta del AG 2025, esto con ocasión a que le llegó una “comunicación de la Dian” vía correo electrónico invitándolo a declarar.
Ante esta situación, la contadora le informa que requiere la remisión de los soportes respectivos para realizar el encargo, después de explicarle su metodología de trabajo y los honorarios estimados.
La contadora le remite posterior a una reunión y al análisis del caso, un check list con los documentos necesarios, el comerciante los remite de manera rápida y oportuna debido a que le asusta mucho la Dian.
Al analizar los documentos, específicamente el soporte de todos los pagos realizados y que el comerciante considera costos de su negocio, la contadora resume lo encontrado en la siguiente tabla:
|
Tipo de soporte |
¿Es deducible? |
¿Por qué? |
Observaciones |
|---|---|---|---|
|
Pago del mercado para la casa, tiene un bono de venta y pagó con efectivo |
En absoluto |
Porque no tiene nada que ver con su actividad y además canceló en efectivo |
Corregir la conducta para que el otro año no suceda lo mismo |
|
Pago de mercancía para la venta, tiene factura electrónica y pagó por Bancolombia |
¡Por supuesto! |
Tiene que ver con su negocio, solicitó factura electrónica y canceló con medios financieros |
Muy bien, debe continuar con la práctica |
|
Pagos de los recibos de local, en efectivo, supera el límite de pagos en efectivo |
No |
Canceló en efectivo |
Procurar no cancelar en efectivo |
|
Pago del veterinario de la mascota, tiene factura y pagó con Nequi |
No, pero se puede tomar el 1 % como beneficio |
No es deducible porque no tiene que ver con su negocio, pero como compró con factura electrónica y canceló por medio financiero, sirve |
Todos los gastos personales pueden tomarse como beneficio si solicita factura y no cancela en efectivo |
Aunque los comerciantes están obligados a llevar contabilidad, en la práctica esto no siempre se evidencia en pequeños empresarios o emprendedores. En este caso, el comerciante no era responsable del impuesto sobre las ventas.
¿Qué debe hacer para que los costos y gastos sean deducibles en renta?
Para evitar dolores de cabeza, tenga en cuenta estas recomendaciones:
- Solicite en lo posible copia del RUT
- Solicite factura electrónica cuando realice compras para su negocio o personales
- Cancele por medios financieros (cheque, Nequi, consignación, Bancolombia, etc.), evitando el uso de efectivo
- Si no le entregan factura porque la persona dice no tener la obligación, y quiere tomar el costo, deberá elaborar algo que se llama documento soporte, si no es facturador electrónico, deberá realizarlo a papel, de lo contrario, de manera electrónica.
Para el caso de los comerciantes que declaran rentas no laborales, todas las compras deberán soportarse con documentos idóneos y pagarse por medios financieros; de lo contrario, no tendrán validez.
Material relacionado:
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
