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Vacaciones laborales en Colombia: ¿cómo se conceden y liquidan?





Las vacaciones laborales en Colombia son un derecho fundamental para los trabajadores y una obligación para los empleadores. En este contenido de 360 grados te explicamos cómo se conceden, cuándo se pueden disfrutar y cómo se deben liquidar según la legislación laboral vigente.

En este especial te hablaremos de:

El artículo 53 de la Constitución Política consagra como uno de los principios mínimos fundamentales en materia laboral la garantía del descanso necesario del trabajador. Este principio busca proteger la salud y el bienestar de los trabajadores en Colombia, reconociendo el descanso como un derecho fundamental e irrenunciable.

El derecho al descanso se manifiesta de varias formas durante la relación laboral: en el descanso diario, al finalizar cada jornada; durante los fines de semana, en los días dominicales y/o festivos; y de manera más extendida, en las vacaciones laborales.

La Corte Suprema de Justicia –CSJ–, en relación con el derecho fundamental al descanso, ha sostenido que este se concibe como una garantía superior que permite al trabajador separarse temporalmente de sus actividades laborales para dedicarse a otras que, según su criterio y posibilidades, le proporcionen placer, esparcimiento, relajación o nuevas experiencias. Esto le permite mantener un equilibrio físico y mental adecuado, afianzar sus lazos familiares y, posteriormente, continuar aportando sus servicios a la sociedad a través del trabajo (Sentencia STP8325 de 2020).

¿Qué son las vacaciones laborales?

Las vacaciones son un derecho del trabajador que consiste en un período de descanso remunerado, otorgado tras haber cumplido un año de trabajo continuo al servicio del empleador. No se consideran una prestación social ni constituyen salario o factor salarial; las vacaciones representan una manifestación del derecho al descanso, originado por la prestación del servicio durante un tiempo determinado.

Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador de disfrutar un período de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles consecutivos tras haber prestado sus servicios al empleador durante un año (artículo 186 del CST).

Este derecho es exclusivo de los trabajadores dependientes, es decir, aquellos que prestan sus servicios personales a un empleador mediante un contrato de trabajo. Los trabajadores independientes que laboran bajo un contrato de prestación de servicios formal no tienen derecho a las vacaciones.

Duración de las vacaciones

El Código Sustantivo de Trabajo –CST– en su artículo 186 establece lo siguiente:

Artículo 186. Duración.

1. Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.

2. Los profesionales y ayudantes que trabajan en establecimientos privados dedicados a la lucha contra la tuberculosis, y los ocupados en la aplicación de rayos X, tienen derecho a gozar de quince (15) días de vacaciones remuneradas por cada seis (6) meses de servicios prestados.

De acuerdo con esta norma, los trabajadores que hayan trabajado durante un año para un empleador tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas. No obstante, aquellos que desempeñen actividades directas relacionadas con el tratamiento y atención contra la tuberculosis, así como quienes se dedican a la aplicación de rayos “x”, gozan de 15 días hábiles remunerados por cada seis (6) meses de servicios prestados.

Tipo de trabajador

Vacaciones

Condición

Trabajadores en general

15 días hábiles

Por cada año de servicio

Profesionales y ayudantes en la lucha contra la tuberculosis y ocupados en aplicación de rayos X

15 días hábiles

Por cada 6 meses de servicio

¿Son los 15 días hábiles o calendario?

Según el artículo 186 del CST, el empleador debe otorgar 15 días hábiles consecutivos y remunerados por cada año de trabajo cumplido. Sin embargo, es importante precisar que la naturaleza de los días hábiles depende de la jornada de trabajo estipulada por el empleador y consagrada en el contrato de trabajo y en el reglamento interno, siempre en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la jornada máxima legal.

Por lo tanto, los días de vacaciones se clasificarán como hábiles o no según la jornada laboral que el empleador haya establecido. Es decir, si en el contrato se estipula una jornada que no incluye los fines de semana o festivos, estos no se contarán dentro de los 15 días hábiles de vacaciones.

¿Cuándo se origina el derecho a las vacaciones?

El derecho a las vacaciones se origina cuando el trabajador completa un año de servicio continuo al empleador, lo que le da derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado.

Sin embargo, es posible que el empleador conceda las vacaciones de forma anticipada, es decir, antes de que el trabajador haya cumplido el año de servicios y adquirido formalmente el derecho a disfrutarlas.

¿Cuándo se deben conceder las vacaciones?

De acuerdo con el artículo 187 del CST y el artículo 2.2.1.2.2.1 del Decreto 1072 de 2015, las vacaciones deben ser concedidas teniendo en cuenta las siguientes reglas:

  • El empleador es responsable de determinar la época en que el trabajador disfrutará de sus vacaciones, pero debe hacerlo de manera que no afecte el normal funcionamiento de la empresa ni la efectividad del descanso del trabajador.
  • Deben ser concedidas a más tardar dentro del año subsiguiente al cumplimiento del período de trabajo que genera el derecho a las vacaciones.
  • El empleador tiene la opción de conceder las vacaciones de forma oficiosa o a petición del trabajador.
  • El empleador debe notificar al trabajador con quince (15) días de anticipación la fecha en que se le otorgarán las vacaciones.
  • El empleador debe llevar un registro especial de vacaciones, en el cual se anoten la fecha de ingreso del trabajador a la empresa, la fecha en que toma sus vacaciones, cuándo las finaliza y el valor de la remuneración recibida por dicho período de descanso.

Vacaciones en el reglamento interno de trabajo

La forma en que se conceden las vacaciones debe estar incluida en el reglamento interno de trabajo, ya que este conjunto de normas regula las condiciones que deben cumplir tanto el empleador como los trabajadores en la prestación del servicio, según lo dispuesto en el artículo 104 del CST.

En efecto, el numeral 6 del artículo 108 del CST establece que el reglamento debe contener disposiciones relativas a las vacaciones remuneradas, entre otros aspectos importantes:

6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.

(El subrayado es nuestro).

Por tanto, si el empleador decide conceder las vacaciones en un solo período o fraccionadas, de forma colectiva, anticipada, de manera consuetudinaria u ocasional, entre otras, tales disposiciones deben estar contempladas en el reglamento de trabajo, respetando siempre el marco de la legislación laboral.

¿Cómo se liquidan y remuneran las vacaciones laborales?

El artículo 192 del CST señala las reglas para la remuneración de las vacaciones:

Artículo 192. Remuneración. 

1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, solo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.

2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Fórmula para la liquidación de vacaciones

Para calcular el valor a pagar por concepto de vacaciones se utiliza la siguiente fórmula:

Vacaciones = (salario (mensual) × tiempo de servicio (días)) / 720

Liquidación de las vacaciones para trabajadores con salario fijo

Para los trabajadores que devengan un salario fijo, la remuneración de las vacaciones se basa en el salario ordinario que reciben al momento de comenzar el disfrute de las vacaciones. Esto incluye su salario básico, pero excluye el valor por trabajo en días de descanso obligatorio (como domingos y festivos) y las horas extras.

Ejemplo práctico:

Supongamos que un trabajador con un salario fijo de $1.800.000 mensuales ha completado un año completo de servicio (360 días). El cálculo de sus vacaciones sería el siguiente:

Vacaciones = (1.800.000 x 360) / 720 = 900.000

Por lo tanto, el trabajador recibiría $900.000 como pago correspondiente a sus 15 días hábiles de vacaciones remuneradas.

Liquidación de las vacaciones para trabajadores con salario variable

En los casos en que el trabajador tiene un salario variable (por ejemplo, porque su ingreso depende de comisiones), la ley estipula que las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado en el último año. Es decir, se toma el total devengado en los últimos 12 meses y se promedia para determinar el salario base sobre el cual se pagarán las vacaciones.

Ejemplo práctico:

Un trabajador con un salario variable ha devengado un total de $36.000.000 en los últimos 12 meses, ya que su ingreso depende de comisiones. Para calcular el promedio mensual, se divide el total devengado en el año entre los 12 meses:

Promedio mensual = 36.000.000 / 12 = 3.000.000

Vacaciones = (3.000.000 × 360) / 720 = 1.500.000

Por lo tanto, el trabajador recibirá $1.500.000 como pago correspondiente a sus 15 días hábiles de vacaciones remuneradas.

Exclusiones en la liquidación

El artículo 192 del CST es claro al establecer que para la liquidación de las vacaciones no se incluyen los siguientes conceptos:

  • El valor por trabajo realizado en días de descanso obligatorio (domingos y festivos).
  • El valor del trabajo suplementario (horas extras).

Esto significa que, aunque el trabajador pueda haber recibido pagos adicionales por trabajar en esos días o por realizar horas extras, dichos conceptos no son tenidos en cuenta para el cálculo de las vacaciones.

Natalia Jaimes, consultora en derecho laboral, explica a continuación cómo se pagan las vacaciones:

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¿Cuándo se deben pagar las vacaciones?

La ley laboral no señala de manera explícita el momento exacto en que las vacaciones deben ser pagadas. Se define cuándo se causan las vacaciones y cuánto se debe pagar por ellas, pero no se determina si el pago debe hacerse antes, durante o después de disfrutarlas.

En la práctica, muchas empresas optan por pagar las vacaciones de manera anticipada, es decir, antes de que el trabajador comience a disfrutar de su período de descanso, lo que resulta beneficioso para el trabajador. Este es un criterio orientado por el Ministerio del Trabajo, que ha señalado en varios conceptos que el pago debe realizarse de manera anticipada para garantizar que el trabajador tenga dinero disponible durante su descanso.

No obstante, esta recomendación no es obligatoria, y el pago de las vacaciones puede efectuarse en la fecha regular de pago del salario. Por lo tanto, las vacaciones deben ser pagadas como máximo en la fecha en que el salario del trabajador normalmente se paga, tal como lo estipula el contrato de trabajo.

Vacaciones fraccionadas o parciales

El CST no prohíbe que las vacaciones puedan ser fraccionadas. Esto significa que un trabajador puede dividir su período de vacaciones, siempre y cuando se respeten ciertos límites establecidos en la ley.

Según el numeral 1 del artículo 190 del CST, es obligatorio que el trabajador disfrute al menos seis (6) días hábiles continuos de vacaciones cada año, lo que implica que los días restantes pueden ser fraccionados o acumulados para ser disfrutados en otro momento.

Por lo tanto, las vacaciones pueden dividirse en varios periodos, siempre que cada año uno de ellos sea de al menos seis días consecutivos.

Vacaciones compensadas en dinero

Las vacaciones compensadas en dinero ocurren cuando el trabajador no disfruta el tiempo de descanso y, en su lugar, recibe una compensación económica. Esto puede suceder en dos situaciones:

  • Cuando el contrato de trabajo termina sin que el trabajador haya disfrutado las vacaciones.
  • Cuando el empleador y el trabajador acuerdan que una parte de las vacaciones se disfrute y otra parte se compense en dinero.

Miguel Merino, experto en derecho laboral, explica cómo se pagan las vacaciones cuando no son disfrutadas:

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Cuando el contrato laboral finaliza sin que el trabajador haya disfrutado el tiempo de vacaciones, ya sea que se haya causado el derecho a disfrutarlas o no, estas deberán ser compensadas en dinero. El pago correspondiente se incluirá en la liquidación del contrato, ya sea por año completo de servicio y/o proporcionalmente por la fracción del año trabajada.

Por otra parte, cuando el empleador y el trabajador acuerdan compensar una parte de las vacaciones se deben tener en cuenta las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 189 del CST y el artículo 2.2.1.2.2.3 numeral 2 del Decreto 1072 de 2015:

  • La compensación en dinero de las vacaciones puede realizarse únicamente si es solicitada por el trabajador. El empleador tiene la potestad de decidir si autoriza dicha compensación o no.  
  • El empleador y el trabajador deben formalizar el acuerdo por escrito.
  • Solo se podrá compensar hasta la mitad de las vacaciones en dinero.
  • La compensación en dinero se hará tomando como base el último salario devengado por el trabajador.
  • Para que la compensación sea válida, el empleador debe conceder simultáneamente los días de vacaciones no compensados en dinero, asegurando que el trabajador disfrute de esos días de descanso.

IBC para aportes a seguridad social y parafiscales en vacaciones disfrutadas y compensadas en dinero

Las vacaciones disfrutadas son aquellas en las que el trabajador efectivamente toma su tiempo de descanso. Durante este período el empleador debe continuar cumpliendo con sus obligaciones, como el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales, entre otras.

Por su parte, las vacaciones compensadas en dinero ocurren cuando el trabajador no disfruta el tiempo de descanso y, en su lugar, recibe una compensación económica, según las reglas que se mencionaron anteriormente.

Angie Vargas, experta en seguridad social, detalla cómo se determina la base de cotización para aportes a seguridad social y parafiscales durante las vacaciones:

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Vacaciones disfrutadas

Respecto de las obligaciones en materia de seguridad y parafiscales, cuando las vacaciones son disfrutadas por el trabajador:

  • El empleador debe seguir haciendo los aportes a salud y pensión, teniendo en cuenta el IBC reportado antes del inicio del descanso.
  • Mientras el trabajador está en vacaciones no se realizan aportes a la ARL.
  • La suma pagada al trabajador por las vacaciones disfrutadas integra la nómina mensual de salarios, por lo que ese monto debe incluirse en la base de liquidación de los aportes parafiscales (Sena, ICBF y CCF).

Vacaciones compensadas en dinero

Por otra parte, cuando las vacaciones son compensadas en dinero:

  • La suma pagada por las vacaciones compensadas en dinero no hace parte de la base para liquidar las cotizaciones a salud, pensión y riesgos laborales.
  • A diferencia de los aportes a seguridad social, los pagos por vacaciones compensadas en dinero sí se incluyen en la base de liquidación de los aportes parafiscales.

Acumulación de las vacaciones

La acumulación de vacaciones consiste en la posibilidad de que un trabajador, con acuerdo del empleador, conserve parte de sus días de vacaciones no disfrutados en un año para tomarlos en períodos posteriores. Sin embargo, esta acumulación tiene ciertas limitaciones para garantizar que el trabajador no pierda su derecho al descanso, asegurando que al menos una parte sea disfrutada cada año.

El artículo 190 del CST, así como los artículos 2.2.1.2.2.2 y 2.2.1.2.2.3 del Decreto 1072 de 2015, señalan las reglas sobre la acumulación de las vacaciones:

  1. El trabajador debe disfrutar anualmente al menos seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los cuales no son acumulables.
  2. Las partes pueden acordar que los días restantes de vacaciones, después de disfrutar los 6 días obligatorios, se acumulen hasta por dos (2) años.
  3. Trabajadores como los técnicos especializados de confianza, los de dirección, confianza y manejo, o extranjeros que prestan sus servicios en lugares lejanos a la residencia de sus familiares, pueden acumular sus vacaciones hasta por cuatro (4) años.
  4. Si un trabajador solo disfruta de seis días de vacaciones en un año, se presume que los días restantes se acumulan automáticamente para períodos posteriores.
  5. La acumulación y/o compensación en dinero de las vacaciones está prohibida para los trabajadores menores de 18 años.

Angie Vargas explica en el siguiente video cómo opera la acumulación de las vacaciones:

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Vacaciones anticipadas y vacaciones colectivas

Las vacaciones anticipadas son aquellas que el empleador concede al trabajador antes de que este haya cumplido el año de servicio requerido para tener derecho a disfrutarlas. Esta modalidad puede darse cuando el trabajador las solicita y el empleador las concede (acuerdo entre las partes), o cuando el empleador las otorga de forma unilateral.

Las vacaciones colectivas, por su parte, son aquellas que el empleador concede simultáneamente a todos o a una parte de sus trabajadores, haciendo coincidir el período de descanso con una suspensión general o parcial de las actividades de la empresa.

Es común que las vacaciones colectivas se otorguen en industrias o sectores donde es necesario realizar cierres operativos programados, como en fábricas, plantas de producción o durante temporadas bajas de trabajo. Estas vacaciones también suelen concederse en periodos del año como Navidad o Año Nuevo, cuando las actividades empresariales disminuyen, dependiendo de la naturaleza de la empresa.

En el siguiente video, Natalia Jaimes precisa qué son las vacaciones anticipadas y cuáles son sus efectos laborales:

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Reglas de las vacaciones colectivas y anticipadas

Por lo general, cuando se conceden vacaciones colectivas, estas suelen ser vacaciones anticipadas. Aunque en la legislación laboral no existe una norma que las regule expresamente, la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia –CSJ–sí se ha pronunciado sobre el tema (Sentencia del 4 de septiembre de 1969) y ha precisado las siguientes reglas que deben tenerse en cuenta:

  • La legislación laboral no prohíbe que el empleador conceda vacaciones colectivas a sus trabajadores, ya que el empleador tiene la potestad legal de ordenar el disfrute de las vacaciones y determinar si las concede de forma individual o colectiva.
  • El empleador puede concederlas por simple conveniencia o por mera liberalidad.
  • Las vacaciones colectivas deben remunerarse con el salario que esté devengando el trabajador al momento de entrar a disfrutarlas.
  • Si se otorgan vacaciones colectivas antes de que haya nacido la obligación de concederlas (anticipadas), no puede exigirse al trabajador que complete el año de servicio que las causa, ni que reintegre el valor recibido si se retira antes de cumplir dicho año. Esto también aplica para la concesión anticipada de las vacaciones individuales.
  • Si se conceden vacaciones colectivas de forma anticipada, el trabajador no podrá solicitar posteriormente un nuevo período de descanso cuando cumpla el requisito de un año de servicio, ya que las vacaciones anticipadas cubren el tiempo servido previamente a su otorgamiento.

Angie Vargas expone las diferencias entre las vacaciones colectivas y las vacaciones anticipadas:

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Interrupción de las vacaciones

Sobre la interrupción de las vacaciones, el artículo 188 del CST establece lo siguiente:

Artículo 188. Interrupción. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas.

El empleador puede suspender el disfrute de las vacaciones siempre que la interrupción esté debidamente justificada. Una vez cese la circunstancia que provocó la suspensión, las vacaciones deberán reanudarse.

Aunque la legislación laboral no enuncia las circunstancias concretas que pueden interrumpir las vacaciones del trabajador, es posible mencionar algunas de ellas:

  • Necesidades urgentes y justificadas que requieran la presencia del trabajador en la empresa.
  • Incapacidad.
  • Licencias derivadas del proceso gestacional.
  • Licencia de maternidad o paternidad.
  • Licencia por luto.
  • Citación a diligencia de descargos.
  • Suspensión del contrato de trabajo.

En el siguiente video, Angie Vargas explica cómo opera la interrupción de las vacaciones por incapacidad

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Vacaciones y desconexión laboral

La desconexión laboral, regulada por la Ley 2191 de 2022, es el derecho que tienen los trabajadores a no ser contactados por su empleador fuera del horario laboral, ya sea mediante herramientas tecnológicas o cualquier otro medio. Esta norma garantiza que el empleado pueda disfrutar de sus períodos de descanso sin la obligación de atender asuntos laborales.

Debido a este derecho, durante las vacaciones el empleador no puede contactar al trabajador para tratar cuestiones relacionadas con el trabajo. Esto asegura que el empleado pueda disfrutar plenamente de su tiempo libre y descansar sin interrupciones laborales.

Prescripción de las vacaciones

La prescripción de las vacaciones, según el artículo 488 del CST, ocurre a los tres años desde que la obligación de concederlas se hace exigible. Esto sucede cuando el empleador incumple con otorgar las vacaciones en el plazo previsto, es decir, un año después de cumplido el periodo laboral. A partir de ese momento el trabajador tiene tres años para reclamar su derecho antes de que prescriba.

El trabajador puede interrumpir este plazo una sola vez, solicitando las vacaciones por escrito al empleador antes de que se cumpla el término de tres años, lo que reinicia el conteo. En cualquier caso, la prescripción solo puede ser definida por un juez si el empleador la alega como excepción en un eventual proceso judicial.

Derecho irrenunciable

Las vacaciones son un derecho fundamental irrenunciable del trabajador. Esto significa que ni el empleador puede negarse a otorgarlas ni el trabajador puede renunciar a disfrutarlas una vez cumplidos los requisitos. Además, no deben imponerse trámites o condiciones no previstas en la ley para su concesión, ya que el derecho al descanso busca proteger la salud física y mental del trabajador.

Asimismo, el empleador debe garantizar que durante las vacaciones el trabajador pueda desconectarse por completo de sus funciones, evitando que se acumulen tareas que deban ser atendidas al regresar. Exigir al empleado que resuelva trabajos pendientes tras su descanso sería contrario a su derecho al descanso.

El empleador no puede, por ejemplo, exigir al trabajador que incremente significativamente su carga laboral antes de iniciar sus vacaciones para adelantar futuras tareas, ni puede pretender que al reintegrarse el empleado deba resolver las tareas acumuladas. En ambos casos se vulneraría el derecho al descanso y la dignidad humana del trabajador.

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