Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando se requiera conocer los datos básicos de personas naturales y jurídicas inscritas en las cámaras de comercio de todo el país, solo se debe acudir a la página de internet del registro único empresarial y social –Rues–, la cual permite la consulta mediante diferentes criterios.
Las cámaras de comercio crearon la página www.rues.org.co, a través de la cual se pueden consultar gratuitamente los datos básicos de todas las personas naturales y jurídicas inscritas en cualquier cámara de comercio del país.
Cabe recordar que el artículo 11 de la Ley 590 de 2000 es la norma que establece el registro único empresarial:
Con el propósito de reducir los trámites ante el Estado, el registro mercantil y el registro único de proponentes se integrarán en el Registro Único Empresarial, a cargo de las Cámaras de Comercio, el cual tendrá validez general para todos los trámites, gestiones y obligaciones, sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones especiales sobre materias tributarias, arancelarias y sanitarias.
(El subrayado es nuestro).
Por su parte, la consolidación de esta plataforma se encuentra en el artículo 166 del Decreto Ley 0019 de enero de 2012, por medio del cual se dispuso que a partir de marzo 1 de 2012 las cámaras de comercio serían las encargadas de administrar la información del nuevo registro único empresarial y social –Rues–.
Este nuevo registro ya no solo integraría la información de personas naturales y jurídicas comerciantes, sino también hasta la información de otra serie de personas o entidades con ocupaciones especiales; por ejemplo, las que ejerzan las actividades de juegos de suerte y azar, o las que se inscribían en el registro nacional de turismo, etc.
Debido a que las cámaras de comercio aumentarían el número de sus registros con las nuevas entidades y personas, el artículo 172 del Decreto Ley 0019 dispuso lo siguiente:
A partir de abril de 2012, para fines informativos, las Cámaras de Comercio darán acceso gratuito a través de la página web del RUES al menos a la siguiente información básica de las personas incorporadas en su registro: Cámara de comercio donde se registra la persona, razón social, número de identificación tributaria, fecha de renovación, fecha de matrícula, fecha de vigencia, tipo de organización, categoría de la matrícula, estado de la matricula, actividad económica, establecimientos, agencias o sucursales, representantes legales principales y suplentes, y limitaciones de su capacidad de contratar.
El registro único empresarial y social –Rues– es administrado por las cámaras de comercio, y funciona como una herramienta de información unificada nacional e internacional en la cual es posible consultar los registros empresariales; de igual manera, permite la expedición de certificados de los registros contenidos en el Rues, consultas de multas y sanciones de proponentes, entre otros servicios.
En resumen, el Rues es un gran banco de información empresarial que integra, además del registro mercantil y el registro único de proponentes, los siguientes:
En la página www.rues.org.co cualquier usuario puede utilizar diferentes criterios para acceder a los datos básicos de los inscritos en dicho registro.
La Dr. Liliana Delgado, contadora pública, explica detalladamente en este video el paso a paso para consultar en la plataforma Rues:
La posibilidad de hacer este tipo de consultas de datos básicos sirve para agilizar los procesos de auditoría internos de las empresas, en especial de aquellas que, por ejemplo, deben estar verificando si sus clientes, a los que les otorgarán créditos, son empresas legales que cumplen con renovar oportunamente los registros mercantiles.
En todo caso, si se requiere más información adicional, se hará necesario solicitar en las cámaras de comercio los respectivos certificados de existencia y representación legal, por los cuales sí se debe pagar un valor, y de igual forma se pueden adquirir virtualmente.
La consulta de la información de terceros en el Rues es una excelente herramienta que facilita el trabajo a los auxiliares contables, contadores públicos o a la persona encargada del registro de la información de terceros. Esto pensando, por ejemplo, en la importancia del registro de los terceros, dado que los datos acerca del NIT, razón social o nombre de la empresa, actividad económica, entre otros, son requeridos para la presentación de la información, como es el caso de los reportes anuales de exógena.
Por otro lado, la parametrización de los softwares contables normalmente no permite ingresar a un tercero (ya sea cliente o proveedor) sin registrar su información completa, por lo que la consulta en esta plataforma es de mucha utilidad.
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